AE Project Administrator

Descripción del trabajo

En Haskell, no solo te incorporas a una empresa; te unes a un lugar de trabajo de excelencia reconocido a nivel nacional, donde las perspectivas diversas y una mentalidad inclusiva impulsan resultados más sólidos. Ya sea que estés iniciando tu trayectoria, ampliando tu experiencia o liderando el camino, encontrarás una cultura fundamentada en la confianza, impulsada por la excelencia y diseñada para respaldar tus objetivos. Aquí tendrás la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia necesarios para desarrollar tu carrera a tu manera, al tiempo que generas un impacto real.

 

Alcance del Puesto

El Administrador de Proyectos AE trabaja en estrecha colaboración con el personal de arquitectura e ingeniería para coordinar adecuadamente las necesidades del proyecto, las propuestas y las soluciones de apoyo para las operaciones comerciales y la gestión eficiente del personal.

Responsabilidades del Trabajo

• Operaciones Comerciales:
  
  • Compila y crea informes de gastos una vez que los recibos están organizados y codificados para el reembolso.
  • Actualiza y produce organigramas para la unidad de negocio asignada, proyectos y propuestas según sea necesario.
  • Asiste en la revisión de hojas de tiempo (verificando la exactitud y los proyectos, números de cuenta apropiados, etc.) y en la aprobación.

            Administrador de Proyectos AE Nivel II:

• • Soporte de EcoSys para los gerentes de ingeniería y diseño, incluyendo la configuración del proyecto, la entrada de datos y la generación de informes.
• Operaciones de Proyectos:
  
  • Formateo de especificaciones, compilación, corrección de estilo, coordinación y actualización.
  • Formateo, compilación, corrección y actualización de análisis de diseño.
  • Revisión final, compilación y envío/distribución de paquetes de proyecto para Permiso, Licitación, Construcción, etc.
  • Preparar facturación cuando se solicite y facturas internas y facturas de clientes por servicios de diseño únicamente.
  • Preparación de la documentación para Órdenes de Campo, Adendas, etc.
  • Recibir, fechar y coordinar y distribuir eficientemente todos los materiales relacionados con documentos de construcción.
  • Actualizar Newforma con los datos demográficos del contrato e información adicional.

           Administrador de Proyectos AE Nivel II:

• • Registrar las horas dedicadas a prospectos sin números de proyecto y emitir solicitudes de Comprobante de Diario de Costo de Trabajo según sea necesario.
• Administración de la Construcción:
  
  • Crear y modificar todos los documentos relacionados para el propietario y el contratista.
  • Recibir, fechar y coordinar y distribuir eficazmente todo el material relacionado con la Administración de la Construcción.
  • Procesar Reportes de Campo, Listas de Pendientes, notas de reuniones OAC y todo otro material relacionado con la CA.
• Servicios de Personal:
  
  • Mantener un calendario de eventos del personal para registrar nuevas contrataciones, salidas, promociones, etc. dentro de la unidad de negocios.
  • Ayudar con la configuración de nuevos empleados (configuración de estación de trabajo con suministros apropiados, placas de identificación, teléfono, computadora, solicitudes de tecnología de usuario, tarjetas de presentación, etc.)
  • Programar reuniones y reservar salas de conferencia. Solicitar comidas para reuniones cuando se requiera. Responsable de preparar las salas de conferencia con la tecnología y los recursos apropiados, así como de la preparación y limpieza de comidas en reuniones y salas de conferencia.

             Administrador de Proyectos AE Nivel II:

• • Actualizar la hoja de cálculo de personal del proyecto según sea necesario y distribuir el informe de fechas objetivo generado en la Reunión de Personal de AE.
• Servicios Administrativos:
  
  • Realiza un alcance completo de aplicaciones de procesamiento de textos y hojas de cálculo, así como documentos que contienen datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal. Capaz de crear presentaciones usando PowerPoint u otro software aplicable.
  • Recopila y compila datos de varias fuentes de información.
  • Procesa el correo y paquetes salientes. Recibe el correo entrante de la oficina de correos y lo distribuye al personal según corresponda.
  • Ordenar y mantener suministros de oficina para la unidad presupuestaria asignada.

Educación/Experiencia

Se requiere diploma de escuela secundaria; se prefiere algo de educación universitaria o certificación comercial aplicable. Un mínimo de tres años de experiencia en oficina/administrativa.

Conocimientos, Habilidades, Licencias, Certificaciones, etc.

• Buenas habilidades organizativas; atención al detalle.
• Mantener la información confidencial.
• Competente en Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Comunicarse efectivamente de manera verbal y escrita.
• Proveer, así como llevar a cabo, instrucciones detalladas verbales y escritas de manera independiente.
• Colaborar con otros para lograr los objetivos organizacionales; identificar y resolver problemas.
• Usar el pensamiento lógico o racional para resolver problemas; tomar decisiones basadas en el juicio personal.
• Realizar cálculos matemáticos (fracciones, decimales, porcentajes, estadísticos) según sea necesario.
• Capacidad para entender y ejecutar la visión y los valores de la empresa: Equipo, Excelencia, Servicio y Confianza.

Competencias Clave

• Responsabilidad: Aceptar la responsabilidad que resulta en la anticipación/prevención de áreas problemáticas derivadas de acciones y la resolución de problemas dentro y fuera del departamento/organización.
• Enfoque en el Cliente: Prioriza el servicio a clientes internos y externos; se enfoca en superar las expectativas del cliente, no solo en cumplirlas; reconoce y valora a todas las partes interesadas clave; aplica y desarrolla habilidades de excelencia en el servicio.
• Comunicación Efectiva: Escucha para comprender y valorar, fomenta la retroalimentación abierta; se expresa de manera clara y efectiva individualmente y en reuniones pequeñas y grandes; considera a la audiencia al preparar mensajes y al elegir los canales de comunicación apropiados; crea y fomenta canales de comunicación abiertos.
• Ejecución/Empoderamiento: Demuestra la capacidad de obtener resultados; maneja demandas competitivas en un entorno de ritmo rápido con resultados efectivos; identifica y crea soluciones de contingencia para garantizar la ejecución oportuna.
• Aprendizaje y Desarrollo: Aprender nuevas habilidades y aumentar las capacidades es una alta prioridad; toma medidas para abordar las necesidades de desarrollo en sí mismo y en otros, si corresponde; identifica brechas y oportunidades de aprendizaje para asegurar una competencia técnica completa en el trabajo; asume la responsabilidad de su propio desarrollo y mejora de habilidades.

Valores

• Equipo: Colaborar y demostrar respeto por los miembros del equipo, socios y todos con quienes hacemos negocios; comunicación abierta.
• Excelencia: Buscar la calidad y la seguridad; ejecutado al mejor nivel; creativo e innovador; dedicado a la mejora continua.
• Servicio: Apasionado por el servicio al cliente interno y externo y hacia la comunidad; y crea valor superior.
• Confianza: Altos estándares de ética y responsabilidad personal; transparencia; credibilidad; equidad

Factores ambientales y/o requisitos físicos

 

Al desempeñar las funciones de este trabajo, este puesto requiere tener habilidades deambulativas ordinarias suficientes para visitar otras ubicaciones; y la capacidad de estar de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas y manipular (levantar, cargar, mover) pesos ligeros a medianos de 10 a 50 libras. Se requiere buena coordinación mano-ojo, destreza en brazos, manos y dedos, incluida la capacidad de agarrar, y agudeza visual para usar un teclado, operar equipos y leer información de aplicaciones/formularios. El asociado con frecuencia se requiere que se siente, alcance con las manos y brazos, hable y escuche.

 

Haskell hará ajustes razonables en cumplimiento con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 y la Ley de Enmiendas de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 2008. La descripción del trabajo será revisada periódicamente a medida que cambien las funciones y responsabilidades según la necesidad del negocio. Las funciones esenciales y marginales del trabajo están sujetas a modificación.

 

Haskell es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (mujeres/minorías/veteranos protegidos/personas con discapacidades) y un lugar de trabajo libre de drogas.